יצירת מערכת אוטומטית לשליחת ציונים באמצעות קוולטריקס

לקוחה שמנהלת קליניקה טיפולית גדולה הגיעה אלי עם הצורך הבא- שיטת הטיפול שניתנת בקליניקה מלווה בהערכה שוטפת- המטופל או המטופלת משיבים על שאלון קצר לאחר כל פגישה, והמידע מגיע למטפלת ומאפשר לה לעקוב אחרי שינויים ותהליכים. הבקשה של הלקוחה הייתה לבנות מערכת שתבנה ציון מסכם מתשובות המטופל ותשלח אותו למטפלת שלו , שתבחר מבין מספר מטפלות בקליניקה באופן מיידי וקבוע.

הנה הפתרון שבניתי לה. 

התהליך הוא כזה: מטופל ממלא שאלון בקוולטריקס -> המערכת מחשבת ציון (Score) מתוך התשובות -> קוולטריקס שולחת למטפלת שלו מייל בעברית עם פרטי המטופל והציון.

זה עונה על כמה צרכים:

1. המידע מגיע לאדם הנכון בלי כניסה למערכת.

2. המייל כולל רק את מה שצריך – לא קובץ גדול ולא אקסל.

3. אין קוד ואין אינטגרציה של יישומים נוספים – רק אפשרויות מובנות של  קוולטריקס.

 

המדריך הבא מסביר שלב אחרי שלב איך זה נעשה.

​

1. בחירת המטפלת בשאלון

מאחר שבקליניקה עובדות מספר מטפלות השלב הראשון הוא לתת למטופל לבחור את המטפלת שלו. הוספתי  לשאלון שאלה מסוג Dropdown (בחירה אחת) עם רשימת המטפלות.

“בחר/י את המטפלת שלך”.

הבחירה הזו תהפוך בהמשך לכתובת המייל שאליה נשלח את התוצאות. כדאי מאוד להגדיר את השאלה הזאת כשאלת חובה. בלי מילוי שלה המייל לא ישלח כמובן.

​

2. מיפוי שם מטפלת → אימייל (Survey Flow)

​

בשלב הזה אנחנו רוצים לעדכן את הקוולטריקס למי בעצם לשלוח את המייל. כלומר שאם המטופל השיב 'חיה לוי' המייל ישלח ל HayaLevy@Dogma.co.il. בשביל זה נצטרך 'לספר' לקוולטריקס מה הוא המייל של כל אחת מהמטפלות.

עשיתי את זה באמצעות הוספת Embedded Data ב Survey Flow

עוברים ל־Survey Flow ומוסיפים משתנה Embedded Data ששומר את שם המטפלת שנבחרה, למשל:

TherapistName = ${q://QID_T/SelectedChoices}

מיד אחריו מוסיפים Branches – כל ענף מטפל במטפלת אחרת:

 

If TherapistName = חיה לוי → TherapistEmail =HayaLevy@Dogma.co.il

 

כלומר- הביטוי המוטמע TherapistName יקבל בכל פעם ערך אחר, בהתאם למייל של המטפלת. המטופל של חנה יקבל נתון מוטמע של המייל של חנה, ואילו המטפל של דנה יקבל כנתון מוטמע את המייל של דנה.

(הם כמובן לא יראו ולא יקבלו לידיהם את המייל)

​

כך יצרנו בתוך קוולטריקס (Qualtrics) “טבלה” של שם→אימייל, בלי לצאת מהמערכת. עושים את זה עבור כל אחת מהמטפלות, וכמובן שבמקרה של שינוי בהרכב צוות העובדים, כמו למשל מטפלת חדשה שמצטרפת- יש לעדכן ולשנות בהתאם.

 

אגב, לצורך בניית ובדיקת המערכת הכנסתי גם את המייל שלי, תחת שם המטפלת הפקטיבי 'ניסיון', וזה שימש אותי לבדיקות (הרבות!) שעשיתי כדי לבדוק שהמערכת עובדת.

​

3. יצירת משתנה ציון כללי (Score)

​

עכשיו צריך ליצור את הציון עצמו שנרצה לשלוח. כאן אפשר  לבחור מה זה “ציון” אצלך ציון יכול להיות כל מידע שמופק מהשאלון- :

* סכום של כמה שאלות בסולם לייקרט

* ממוצע של 5 פריטים

* וכמובן שגם ערך בודד משאלה אחת

ב־Survey Flow, מוסיפים Embedded Data בשם Score ומכניסים את הנוסח לפי הציון שרצוי לנו:

כמובן שאפשר לבנות ככה מספר ציונים, מדדים או כל משתנה אחר שנרצה להעביר לגורם החיצוני, המטפלת במקרה שלנו. אין הגבלה גם על הפעולות החשבוניות שניתן לעשות כדי לבנות ציונים נוספים (תחשבו לדוגמא על בניית נוסחא שמחשבת באיזה אחוזון המטפל נמצא לעומת האוכלוסיה הכללית)

 

 

4. שליחת דוא״ל אוטומטי (Workflows / Actions)

​

בנינו את יחידות הבסיס שלנו ועכשיו נרצה לחבר את הכול. בשביל זה נעשה שימוש באפשרות של Workflows שהיא בעצם עולם שלם שכדאי מאוד להכיר, של פעולות אוטומטיות שניתן לעשות בקוולטריקס. הפעולה שאנחנו בוחרים היא שילחת מייל בכל פעם שהסתיים מילוי שאלון.

אנחנו נכנסים ל Workflows בתפריט הראשי.

נכנסים לחלון Actions

 יוצרים Workflow חדש:

• Event: Survey response → Completed

• Task: Email

• To: ${e://Field/TherapistEmail}

הארוע הזה בעצם מגדיר שעם סיום השלמת שאלון ישלח מייל למטפלת שאותה הגדרנו.

מה שנשאר לנו כעת זה לנסח מייל למטפלת ולהטמיע בתוכו את הערכים שאנחנו רוצים.

מייל כזה יכול להראות ככה (הערכים המודגשים הם כאלה שהוטמעו וישתנו בכל מייל)

 

*חנה לוי* שלום רב,

המטפל שלך שמספרו *25* השלים מילוי שאלון.

ציון הרווחה הנפשית שלו הוא *79* מתוך סולם של 0 עד 100

בברכה,

 

צוות המרפאה

 

נחמד, לא?

 

כדי לישר את הטקסט לעברית כדאי להוסיף הנחיות רלוונטיות, וכמובן שאפשר לעבוד על עיצוב ונראות של המייל.

 

למה כדאי לעשות את זה דווקא בקוולטריקס ?

כי כל החלקים האלה קיימים כבר בכלי-

לא צריך לכתוב קוד, לא צריך שרת, ולא צריך לחבר API חיצוני – פשוט בנייה נכונה של הזרימה.

​

את אותו עיקרון אפשר להרחיב גם לשליחת התראה למדריך, להורה, ראש צוות שרוצה לקבל דיווחים של כל שאלון שביעות רצון שהתקבל – כל מה שצריך הוא שדה שמזהה את הנמען ושדה שמכיל את הציון.

​